O Provimento CNJ nº 259/2026 atualiza as regras do Livro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa para cartórios de notas e de registro. O ato incorpora ao Código Nacional de Normas as disposições remanescentes do Provimento nº 45/2015 e revoga esse provimento. Duas mudanças afetam diretamente a rotina da serventia: o prazo para lançar despesas e as verificações feitas durante a correição.
Despesas podem ser lançadas até o fim do mês
A regra anterior previa o lançamento no dia em que a despesa se efetivava. Pelo art. 191-A, o registro pode ser feito até o encerramento do mesmo mês, com a data efetiva e os dados que permitam identificar a despesa e localizar seu comprovante.
Se uma despesa de manutenção do sistema se efetivar em 12 de janeiro, por exemplo, ela pode ser lançada até o fim de janeiro. O lançamento deve indicar 12 de janeiro como a data da despesa.
Podem ser lançados gastos ligados à atividade da serventia, como aluguel, equipamentos, sistemas, preservação do acervo, folha de pagamento, capacitação e ISS quando devido. Gastos exclusivamente pessoais ou alheios ao serviço delegado ficam fora do livro.
Os comprovantes devem ser guardados por pelo menos cinco anos, observado prazo legal maior quando houver. A guarda eletrônica é admitida desde que preserve a integridade, a autenticidade e a disponibilidade dos documentos. Ao fim de cada exercício, o balanço deve indicar receitas, despesas e resultado líquido.
O que a corregedoria vai conferir
Nas inspeções e correições, a autoridade verificará a escrituração das receitas e despesas, os comprovantes e a compatibilidade dos lançamentos com os dados utilizados para fins tributários. Também será verificada, em relação ao titular, a apuração e o recolhimento mensal obrigatório do IR, inclusive o carnê-leão, quando aplicável.
O Livro Diário Auxiliar é um registro administrativo que pode fornecer dados para a apuração tributária. Quando a serventia usar esses dados para fins fiscais, deverá identificar as despesas com tratamento fiscal diferente. A dedutibilidade segue a legislação tributária aplicável.
A fiscalização pode ser feita por amostragem. Em regra, abrange os 12 meses anteriores à inspeção ou à correição e pode ser ampliada se houver indícios relevantes de irregularidade. A fiscalização também alcança interinos e interventores na medida aplicável ao regime de cada um.
Como preparar a rotina do cartório
- Antes de fechar o mês, confira as despesas efetivadas e verifique se cada registro tem a data correta e um comprovante que possa ser localizado.
- Confira os totais mensais de receitas e despesas e use esses fechamentos na preparação do balanço anual.
- Quando os dados do livro forem usados na apuração tributária, alinhe com a contabilidade a identificação das diferenças de tratamento fiscal.
- Consulte as normas da corregedoria do seu estado ou do Distrito Federal. As regras locais compatíveis continuam aplicáveis.
Orientação para a equipe de atendimento
Em dúvidas sobre o DADP, confirme qual etapa o cartório precisa executar: registrar a data da despesa, localizar o comprovante, conferir o fechamento ou extrair dados para a contabilidade. Oriente conforme a versão e a configuração em uso. Se a dúvida for sobre dedutibilidade ou cálculo de tributo, encaminhe a validação à contabilidade da serventia.
Fale com o suporte da EngeDigital para dúvidas sobre a operação do sistema.
Vigência
O art. 4º prevê entrada em vigor 30 dias após a publicação. O prazo de 90 dias previsto no art. 2º é destinado às corregedorias dos estados e do Distrito Federal para adequar suas normas, rotinas e procedimentos.
Íntegra do Provimento CNJ nº 259/2026 · Código Nacional de Normas do Foro Extrajudicial